ECサイトの受注管理システムとは？導入するメリットや注意点を紹介

ECサイトにおける受注管理とは、顧客から注文を受けた後に行う在庫確認や発送などに関する一連の流れを指します。ECサイトの運営に欠かせない業務のため「効率化したい」「ミスを削減したい」など悩んでいる運営者の方もいるのではないでしょうか。

本記事では、ECサイトの受注管理について詳しく解説します。受注管理システムを導入するメリットやデメリットも紹介しているので、ぜひ最後までご覧ください。

ECサイトの受注管理とは？一般的な機能紹介

ECサイトの受注管理とは、顧客から注文を受けた後に行う在庫確認や商品出荷など一連の流れを指します。従来は在庫確認をし、直接発送指示をするなどアナログな方法で受注管理を行っていましたが、近年では受注管理システムを利用するのが主流です。

受注管理システムは、受注情報を一元管理できるシステムであり、下記のような機能が搭載されています。

• 注文に応じた在庫管理
• 確認メールの送信
• 他システムとの連携

どこから何を受注したかわかりやすくなるうえに、確認メールなどの作業を自動化できるのがメリットです。受注管理システムの各機能について、以下で詳しく解説していきます。

注文に応じた在庫管理

受注管理システムは、商品の注文を受けた際に自動で出荷指示を行います。複数の販売チャネルを扱っている場合は、受注したサイトや出荷時の特別対応の有無なども同時に確認できるのも魅力といえるでしょう。

また、在庫確認だけでなく、受注数に合わせて各サイトで表示する在庫数の変更が行えるのも受注管理システムの特徴です。手作業で行う場合は、注文を受ける度に在庫数を変更しなくてはなりませんが、受注管理システムを導入していれば、在庫確認や在庫の表示数などを瞬時に更新できます。

確認メールの送信

受注管理システムには、確認メールの自動送信機能も備わっています。自動送信機能とは、顧客から注文を受けたり、振り込みを確認したりした際に自動でメールを送信できる機能です。

顧客の注文内容や注文番号、支払い情報などをシステムが自動で入力し、確認メールを送信するため、24時間365日対応できるのがメリットです。

他システムとの連携

受注管理システムは、物流システムや在庫管理システム、発注管理システムなど他のシステムとの連携が可能です。他システムと連携することで、手作業によるデータ入力が不要になったり、ヒューマンエラーを削減したりできるため、正確かつ効率的な在庫管理ができるでしょう。

また、CRMと連携して顧客の情報を共有することで、他の商品の販促などの営業戦略を立てやすくなります。各システム間で情報共有がなされることにより、他の部門との連携ミスも軽減できるでしょう。

ECサイトに受注管理システムを導入するメリット

従来は、在庫を見て直接発送指示を行うアナログ運営が主流でした。しかし、多店舗展開運営では、受注情報を一元管理できないうえに、発注指示などを手作業で行うには限界があります。

受注管理システムを導入することで、以下5つのメリットが得られます。それぞれのメリットについて、詳しく見ていきましょう。

業務の効率化が図れる

受注管理システムの導入により、手作業でデータを入力したり計算したりする手間が省けるため、業務の効率化につながります。

受注管理システムを導入していないと、受注管理に人員を割かなくてはならなくなり、人件費が膨らんだり、人手不足に陥ったりするケースも少なくありません。しかし、受注管理システムを導入することで一部の業務が自動化できるため、人件費の削減につながります。

業務が自動化されるとコア業務に専念できるため、より販促や商品のブラッシュアップなどに注力できるようになるでしょう。

バックオフィスの管理コストが削減できる

在庫管理や出荷指示など、バックオフィスの管理コストが削減できるのもメリットの一つです。「受注→在庫管理→発注指示」の流れが自動化できると、今までバックオフィスに充てていた人員リソースやコストを削減できます。　

人員やコストを削減することで、オフィスで利用するパソコンやスマートフォンなどの通信費なども同様に削減できるのがメリットです。さらに人件費の削減は、金融機関から良い印象を持たれやすく、融資を受けやすくなる可能性もあります。

ヒューマンエラーが削減できる

受注管理システムを導入すれば、計算ミスなど単純なヒューマンエラーを削減できます。ヒューマンエラーが削減できると、ミスによる顧客のアフターフォローなどの手間も省け、コア業務に専念しやすくなるでしょう。

顧客満足度の向上が期待できる

受注管理システムの導入により、顧客満足度の向上も期待できます。ヒューマンエラーが減り、スピーディーな対応が可能になれば、良いブランドイメージが定着しやすくなります。

さらに、受注管理システムに割いていたリソースを商品開発や改善などに充てることで、より高いサービスを提供できるようになり、顧客満足度のさらなる向上につながるでしょう。

在庫状況をリアルタイムに更新できる

在庫状況をリアルタイムで更新できるため、品切れが起こりにくくなるのも受注管理システムのメリットの一つです。

受注管理システムを導入していないECサイトは、受注情報を迅速に処理できないため、品切れを起こしてしまうケースが多々ありました。しかし、受注管理システムを導入すると、複数モールの在庫状況もリアルタイムで更新できます。

タイムラグがほとんどないため、複数モールに出店していない場合でもすぐに全体の在庫数を把握でき、適切なタイミングで追加発注をかけられるようになる。でしょう。

ECサイトに受注管理システムを導入するデメリットや注意点

ECサイトに受注管理システムを導入するには、導入コストがかかります。さらに、ただシステムを導入しただけでは活用できないため、従業員に研修を行う必要があります。

ここからは、ECサイトに受注管理システムを導入する際のデメリットや注意点について詳しく見ていきましょう。

受注管理システムにはメリットだけでなく、以下のようなデメリットもあります。

• コストがかかる
• 顧客とのコミュニケーションが減少する

ECサイトへの受注管理システム導入を検討する際は、メリットだけでなくデメリットも理解したうえで導入しましょう。2つのデメリットについて、以下で詳しく解説します。

コストがかかる

受注管理システムを導入するには、初期費用や月額費用などのコストがかかります。導入するシステムやプランによって費用が異なりますが、初期費用は数万円から数十万円、月額費用は数万円が目安です。ランニングコストもかかるため、長期的な視点を持ち、導入を検討しましょう。

顧客とのコミュニケーションが減少する

顧客とのコミニュケーションが減少する点もデメリットです。今まで手作業で行っていた確認メールなどが全て自動送信になるため、顧客によっては、「機械的で冷たい」といった印象を持つ方もいるでしょう。

たとえば、SNSのアンケート機能やライブコマースなどを活用し、顧客と接点を持てるよう工夫する方法があります。

ECサイトの受注管理システムを導入する際に比較すべきポイント

ECサイトの受注管理システムを導入する際は、下記のポイントを比較するのがオススメです。

• 既存のシステムと連携できるか
• 操作のしやすさやサポート体制は整っているか

それぞれの比較ポイントについて、詳しく見ていきましょう。

既存のシステムと連携できるか

受注管理システムは、在庫管理や物流など他のシステムと連携するのが一般的です。他のシステムと連携することで、顧客分析ができたり、スムーズに出荷まで行えたりするため、連携できるかは重要なポイントです。システムによっては、連携できないケースもあるため、必ず事前に確認しておきましょう。

操作のしやすさやサポート体制は整っているか

受注管理システムの操作のしやすさやサポート体制も確認したい部分です。

受注管理システムは、日常的に扱うものであり、操作が難しいと業務に支障を与える可能性があります。操作のしやすさに加え、不具合が生じた際に迅速なサポートを受けられるか、お試し期間があるかなども確認しておくとよいでしょう。

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まとめ

ECサイトの受注管理とは、顧客からの注文を受けた後に行う一連の流れを指します。従来は手作業で行うのが一般的でしたが、多店舗展開や少人数で運営している場合は、業務の効率化やミスを軽減するためにも受注管理システムを導入するのがおすすめです。

受注管理システムを導入することで、業務の効率化だけでなく、顧客満足度の向上も期待できます。ただし、コストがかかったり、顧客とのコミニュケーションが減少したりするため、注意点を踏まえたうえで導入を検討しましょう。

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